Akten dokumentieren den Verlauf eines Verwaltungsvorgangs vollständig und nachvollziehbar: wer wann welche Entscheidung getroffen oder welches Schreiben verschickt hat.
Das ist wichtig für Transparenz, Rechtssicherheit und die spätere Überprüfbarkeit von Verwaltungsentscheidungen.
Akteneinsicht steht dagegen nur den Beteiligten eines Verfahrens zu, nicht der Allgemeinheit für jeden Vorgang des Hauses.